Comment bien se préparer pour tirer le meilleur de votre coordonnatrice de mariage

Bonjour tout le monde,

Le contrat est signé, vous avez trouvé votre perle rare : cette coordonnatrice qui vous accompagnera le jour J et qui vous donne enfin l’impression que vous aussi allez pouvoir profiter pleinement de votre mariage. Mais à mesure que les préparatifs avancent, une question revient souvent : quelles informations devrais-je lui transmettre ? Ou comment les organiser pour qu’elle puisse vraiment m’aider au maximum ?

Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul(e) à vous poser ces questions ! C’est tout à fait normal. Pour vous aider à y voir plus clair, je vous propose une série d’étapes simples et pratiques qui vous permettront de bien vous préparer et d’offrir à votre coordonnatrice tous les outils pour faire des miracles.

Chez Lusa, nos forfaits incluent une rencontre d’environ trois heures, un mois avant votre grand jour. C’est le moment où l’on passe tout en revue avec vous, où l’on répond à vos questions, et où l’on vous partage nos meilleurs conseils. Si vous faites affaire avec nous, les informations de cet article vous permettront de tirer le meilleur de votre aide et surtout, de vous libérer un maximum pour vivre votre journée à fond, en toute confiance.

1. Créez un dossier centralisé pour vos fournisseurs

Un des plus grands cadeaux que vous pouvez faire à votre coordonnatrice, c’est de lui éviter de courir après les infos essentielles. Faites-vous un petit dossier (Google Drive, Dropbox, ou autre) où vous rassemblez :

• Les contrats des fournisseurs

• Les coordonnées des personnes-ressources pour chaque service

• Les heures de livraison, d’arrivée ou de montage prévues

• Les informations logistiques importantes (stationnement, code d’entrée, restrictions d’accès, etc.)

• Tous les autres documents utiles : plan de salle, tableau de répartition des invités, choix de repas, etc.

Tout ça au même endroit = une coordonnatrice heureuse… et ultra efficace le jour J ! 

2. Dressez une liste des éléments que vous fournissez vous-mêmes

Vous avez acheté vos propres décorations, vos fleurs, vos numéros de table ou d'autres éléments personnalisés ? Génial ! Prenez le temps de dresser une liste claire et détaillée de tout ce que vous apporterez vous-mêmes. Bonus : ajoutez des photos si vous pouvez, ça facilite énormément la tâche !

Cette liste permet à votre coordonnatrice de tout installer exactement comme vous l’avez imaginé, sans avoir à vous bombarder de questions de dernière minute. En plus, un inventaire bien fait permet de repérer rapidement les oublis et de les corriger avant que ça devienne un souci.

Moins votre coordonnatrice passe de temps à deviner ou chercher des infos, plus elle peut se concentrer sur l’essentiel : ajuster ce qu’il faut pour que votre journée se déroule sans accroc.

3. Notez les consignes particulières (et les détails qui comptent pour vous)

Vous tenez à ce que votre grand-mère vous remette votre bouquet ? Vous ne voulez absolument aucune chanson de Céline Dion pendant la soirée (désolée Céline ) ? C’est le moment de le mentionner !

Prenez un moment pour dresser une petite liste de vos préférences, de vos souhaits particuliers, ou même des choses à éviter. Pas besoin que ce soit parfait ni trop long — l’idée, ce n’est pas de tout contrôler, mais de partager ce qui est important pour vous.

En connaissant ces détails, votre coordonnatrice pourra faire en sorte que votre journée soit vraiment à votre image, et que chaque moment vous ressemble.

4. Préparez votre déroulement idéal de la journée

Pas besoin d’un horaire minute par minute (ça, on s’en charge !), mais avoir une idée des grandes étapes de votre journée est super utile :

• Heure de la cérémonie

• Heure du cocktail

• Durée approximative du repas

• Ouverture du plancher de danse

• Éventuels discours ou surprises

Avec ces infos de base, nous pourrons bâtir un horaire réaliste, fluide et agréable, surtout pour vous. Lors de la rencontre de transfert, on pourra peaufiner le tout ensemble, ajuster les transitions et s’assurer que chaque moment ait l’espace qu’il mérite… sans jamais vous sentir pressés.

5. Identifiez vos personnes-clés

Qui est votre témoin ultra-organisé qui pourra répondre à des questions le jour J ? Qui va gérer les enveloppes ou les cadeaux ? Qui connaît les chansons surprises prévues par vos amis ? Le jour J, votre coordonnatrice est là pour tout gérer… mais elle ne connaît pas encore votre entourage ! Pour lui permettre de naviguer efficacement dans votre univers, identifiez les personnes-clés de la journée afin qu’elle puisse les mobiliser au besoin sans venir vous déranger. C’est un petit geste de préparation qui peut faire une énorme différence dans la fluidité de votre journée. 

6. Communiquez vos préférences… et vos non-négociables

Que ce soit pour une petite préférence ou un non-négociable, tout est important pour faire en sorte que votre journée soit exactement ce que vous souhaitez. Si vous avez des aversions comme les photos en train de manger, si vous préférez éviter le traditionnel lancer de bouquet, ou si vous voulez absolument que la musique s’arrête à minuit pile, n'hésitez pas à le dire !

Votre coordonnatrice est là pour s’assurer que votre mariage se déroule selon vos envies, tout en respectant vos limites. En lui communiquant clairement vos souhaits, vous lui permettez de s’adapter et de mettre en place un plan de jour parfaitement aligné avec vos attentes. C’est en étant transparent que vous obtiendrez l’expérience la plus personnalisée et agréable possible !

7. Et surtout… gardez le contact !

Une coordonnatrice n’est pas là uniquement pour le jour J, elle est votre alliée tout au long des préparatifs. Si un doute, une inquiétude ou un changement de dernière minute survient, ne restez pas dans le flou ! Il est essentiel de garder une communication ouverte avec votre coordonnatrice. Chez Lusa, nous sommes toujours disponibles pour répondre à vos questions, que ce soit par email, téléphone ou même message texte.

Plus nous sommes informés, mieux nous pouvons nous adapter aux éventuels changements et alléger votre charge mentale. Alors, n’hésitez pas à nous solliciter pour toute demande ou mise à jour, même si elle semble minime. Chaque détail compte, et être en contact régulier nous permet de faire en sorte que votre journée se passe dans les meilleures conditions possibles.

Conclusion

En suivant ces étapes simples, vous pourrez tirer le meilleur parti de votre coordonnatrice et vous assurer que votre journée de mariage se déroule comme sur des roulettes. La clé réside dans la préparation, la communication et la confiance. En fournissant à votre coordonnatrice les informations essentielles, en clarifiant vos attentes et en restant disponibles pour toute question de dernière minute, vous lui donnez les meilleures chances de faire de votre grand jour un moment parfait, sans stress.

Si vous êtes prêts à déléguer et à vivre pleinement chaque instant de votre mariage, sachez que nous sommes là pour vous accompagner. Chez Lusa, nous nous engageons à rendre votre journée aussi fluide et joyeuse que possible. Si vous avez des questions ou si vous êtes prêts à planifier avec nous, n’hésitez pas à nous contacter. On serait ravies de vous aider à créer le mariage de vos rêves !

Bonne préparation!

Gros bisou,

Lusiné